Privacybeleid

1. Waar gaat dit Privacybeleid over?

Veiligheid draait om vertrouwen, en uw vertrouwen is voor ons van essentieel belang. Daarom hebben wij dit Privacybeleid gepubliceerd. Met het oog op de Algemene verordening gegevensbescherming ('AVG') wordt in dit beleid vastgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke wijze en voor welke doeleinden. Het is voor ons belangrijk dat u volledig geïnformeerd bent over de omgang met uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid geeft daarom informatie over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Het is belangrijk dat u begrijpt:

• welke persoonsgegevens wij over u verzamelen en verwerken;
• wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen;
• voor welk doel de gegevens worden verwerkt;
• hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
• wie toegang heeft tot uw persoonsgegevens; en
• welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Hieronder vindt u de betreffende toelichtingen en uitleg. Heeft u vragen, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via [email protected] .

2. Wie zijn wij?

Bij de verwerking van gegevens is een specifieke onderneming verantwoordelijk voor de gegevensbescherming. In elk geval, bijvoorbeeld in het kader van een dienst of wanneer gegevens worden verwerkt via een website enzovoort, is dit de onderneming die bepaalt of bepaalde gegevens worden verwerkt, met welk doel de verwerking plaatsvindt en welke uitgangspunten gelden (worden dergelijke besluiten gezamenlijk door meerdere ondernemingen genomen, dan kunnen zij ook gezamenlijk verantwoordelijk zijn). Hotel Panaya is verantwoordelijk voor alle websites (waaronder webshops en mini-sites voor speciale aanbiedingen), alle socialmediakanalen, multimediaportalen, chatbots en alle applicaties (één per website).

Tenzij in dit Privacybeleid anders is vermeld, is Hotel Panaya verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

In sommige gevallen is een andere onderneming verantwoordelijk:

• Neemt u contact op met een andere onderneming van Hotel Panaya, bijvoorbeeld met de klantenservice, dan is die onderneming verantwoordelijk voor de betreffende gegevensverwerking, tenzij in dit Privacybeleid anders is vermeld.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een andere onderneming van Hotel Panaya of aan derden, zodat deze ontvangers uw persoonsgegevens voor eigen doeleinden mogen verwerken (dus niet namens ons). Dit kan ook overheidsinstanties omvatten. In dergelijke gevallen is de betreffende ontvanger de verwerkingsverantwoordelijke. Informatie over deze verwerkingsverantwoordelijke is doorgaans te vinden in het privacybeleid van de ontvanger op diens website.

U kunt te allen tijde contact opnemen met Hotel Panaya met vragen, verzoeken of zorgen over gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar [email protected] .

3. Wat zijn “persoonsgegevens” en wat betekent “verwerking”?

De wetgeving inzake gegevensbescherming regelt de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie die aan een specifieke natuurlijke persoon kan worden gekoppeld. Hieronder kan bijvoorbeeld de volgende informatie vallen:

• Contactgegevens zoals naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer;
• Aanvullende persoonsgegevens zoals geslacht, geboortedatum en leeftijd, burgerlijke staat, nationaliteit;
• Werkgerelateerde gegevens zoals beroep, titel, functie, opleiding, vorige werkgevers, vaardigheden en ervaring, vergunningen, certificaten en lidmaatschappen;
• Boekingsgegevens zoals informatie over boekingen, reserveringen, boekingsgeschiedenis, voorkeurshotels, resorts en verblijfsduur, voorkeuren en affiniteiten voor bepaalde aanbiedingen;
• Financiële gegevens zoals creditcardnummers, rekeninggegevens en kredietwaardigheid;
• Gezondheidsgegevens zoals informatie over lichamelijke en geestelijke beperkingen;
• Beeld-, geluids- en video-opnamen;
• Registraties van uw bezoeken aan websites en uw gebruik van applicaties.

Sommige persoonsgegevens genieten wettelijk bijzondere bescherming. Dit betreft “bijzonder gevoelige persoonsgegevens” (ook wel “bijzondere categorieën van persoonsgegevens” genoemd). Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschappen, genetische gegevens, biometrische gegevens voor unieke identificatie, gezondheidsgegevens, gegevens over seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten en in bepaalde gevallen overheidssteunmaatregelen.

Wij verwerken niet noodzakelijkerwijs alle hierboven genoemde categorieën persoonsgegevens. Specifieke informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken vindt u in paragraaf 5 en paragraaf 14 van dit Privacybeleid. Afhankelijk van het soort verwerking informeren wij u daarnaast in een afzonderlijke privacyverklaring, met name wanneer een specifiek soort gegevensverwerking niet voor de hand ligt.

“Verwerking” betekent elke bewerking die met persoonsgegevens wordt uitgevoerd.

Hieronder vallen bijvoorbeeld de volgende activiteiten:

• Verzamelen en opslaan;
• Ordenen en structureren;
• Aanpassen en wijzigen;
• Gebruiken en benutten;
• Doorgeven en openbaar maken;
• Koppelen;
• Beperken;
• Wissen en vernietigen.

4. Voor wie en met welk doel is dit Privacybeleid bedoeld?

Dit Privacybeleid is van toepassing op onze verwerking van persoonsgegevens in alle bedrijfsonderdelen van Hotel Panaya. Het geldt zowel voor reeds verzamelde persoonsgegevens als voor persoonsgegevens die in de toekomst worden verzameld. Voor specifieke diensten kunnen aanvullende privacyvoorwaarden gelden.

Onze gegevensverwerking kan met name betrekking hebben op de volgende personen (“betrokkenen”):

• Personen die contact met ons opnemen of anderszins met ons communiceren;
• Gasten in onze hotels en resorts;
• Bezoekers van onze locaties;
• Klanten van onze online boekingsplatforms;
• Gebruikers van onlinediensten en applicaties;
• Personen die onze diensten gebruiken of met onze diensten in aanraking komen;
• Bezoekers van onze website;
• Ontvangers van informatie en marketingcommunicatie;
• Deelnemers aan wedstrijden, prijsvragen en klantevenementen;
• Deelnemers aan marktonderzoek en opinieonderzoek;
• Contactpersonen van onze leveranciers, klanten en andere zakelijke partners, evenals sollicitanten.

Voor meer informatie over gegevensverwerking met betrekking tot afzonderlijke diensten verwijzen wij u naar de toepasselijke boekingsvoorwaarden, deelnamevoorwaarden en soortgelijke bepalingen.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij en voor welke doeleinden?

Wij verwerken uiteenlopende persoonsgegevens, afhankelijk van de gelegenheid en de aanleiding. Meer bijzonderheden vindt u doorgaans ook in de algemene boekingsvoorwaarden, deelnamevoorwaarden en aanvullende privacyregelingen. Wij verzamelen uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u, bijvoorbeeld wanneer u gegevens aan ons verstrekt, met ons communiceert of onze wifi-login gebruikt. De gegevens kunnen echter ook uit andere bronnen komen, bijvoorbeeld van derden zoals kredietinformatiebureaus en online dienstverleners zoals aanbieders van webanalyse. Onder meer kunnen wij ook bijzonder gevoelige persoonsgegevens verwerken in de volgende situaties, ten behoeve van betalingen, openbare registers enzovoort.

Correspondentie

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt of wij contact met u opnemen, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met de klantenservice, ons schrijft of ons belt. Gegevens zoals namen en contactgegevens, het tijdstip van de betreffende berichten en de inhoud daarvan, waarin ook persoonsgegevens van derden kunnen voorkomen, volstaan voor ons doorgaans. Wij gebruiken deze gegevens om u informatie of berichten te verstrekken, uw verzoeken te verwerken, met u te communiceren en voor kwaliteitsborging en opleiding. Daarnaast geven wij meldingen door aan de bevoegde bedrijfsonderdelen, bijvoorbeeld wanneer uw verzoek betrekking heeft op een andere onderneming.

Online boekingen op de website en gebruik van diensten

Wij verwerken ook persoonsgegevens wanneer u van onze diensten gebruikmaakt, bijvoorbeeld wanneer u goederen bij ons koopt, een kamer boekt of een andere dienst afneemt. Daarbij verwerken wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld bij het afhandelen van bestellingen en boekingen en voor het leveren van diensten en het factureren. Bij online boekingen en het gebruik van een klanten- of loyaltykaart verzamelen en verwerken wij ook persoonsgegevens met betrekking tot uw kredietwaardigheid en uw boekings- en betaalgedrag. Zo vragen wij kredietscores bij derden op om te bepalen of wij u boekingen op rekening kunnen aanbieden, en verwerken wij gegevens over de boekingen en reserveringen die u maakt, wanneer en hoe vaak, in welke hotels en resorts of via welke online boekingsplatforms, om inzicht te krijgen in uw voorkeuren en affiniteit met bepaalde hotels, resorts of diensten. Deze informatie stelt ons in staat u gerichter te informeren over aanvullende aanbiedingen en onze dienstverlening af te stemmen op de vraag.

Loyaliteits- en klantenprogramma’s

Wij verwerken persoonsgegevens als onderdeel van onze loyaliteits- en klantenprogramma’s 'Advantage M en Circle M'. Naast contactgegevens verwerken wij ook persoonsgegevens over uw gebruik van de programma’s en het gebruik door andere leden van hetzelfde huishouden, evenals andere gegevens zoals uw boekingsgewoonten, uw voorkeuren en affiniteit met specifieke hotels of resorts en diensten, die ons helpen u gerichte informatie over aanbiedingen te geven en ervoor te zorgen dat onze dienstverlening beter aansluit op de vraag. Meer bijzonderheden vindt u in dit beleid onder 'Online boekingen op de website en gebruik van diensten' en in de bijbehorende algemene voorwaarden of deelnamevoorwaarden.

Bezoek aan websites

Wanneer u onze websites bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens afhankelijk van de dienst en de functionaliteit. Hieronder vallen technische gegevens zoals informatie over het tijdstip waarop onze site is geraadpleegd, de duur van het bezoek, de bezochte pagina’s en informatie over het gebruikte apparaat (bijvoorbeeld tablet, computer of mobiele telefoon; 'eindapparaat'). Wij gebruiken deze informatie om de websitediensten te leveren, om redenen van IT-beveiliging en om de gebruiksvriendelijkheid van de site te verbeteren. Daarnaast gebruiken wij 'cookies', kleine gegevensbestanden die uw browser automatisch aanmaakt en die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u ons bezoekt.